Từ tháng 4 năm 2026, Nhật Bản sẽ chính thức triển khai “Nền tảng Thông tin Chăm sóc Ghi danh”, một hệ thống giúp quản lý và khai thác dữ liệu điều dưỡng trực tuyến.

Hệ thống này sẽ số hóa các loại thẻ bảo hiểm chăm sóc dài hạn vốn được quản lý bằng giấy, giúp việc sử dụng trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.

Bối cảnh

Vào tháng 12 năm 2025, thẻ bảo hiểm y tế giấy đã được tích hợp vào thẻ My Number hoặc giấy xác nhận tư cách.

Tiếp theo, việc tích hợp thẻ bảo hiểm chăm sóc và giấy chứng nhận tỷ lệ chi trả vào thẻ My Number cũng đang được xem xét triển khai.

Trước đây, thông tin chăm sóc được quản lý rời rạc giữa Chính phủ, chính quyền địa phương và các cơ sở dịch vụ. Việc trao đổi dữ liệu qua nhiều kênh trung gian đôi khi dẫn đến sai sót thông tin khi chuyển đến người nhận.

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi sẽ số hóa các quy trình trao đổi trước đây thực hiện qua giấy tờ, fax hay điện thoại. Mục tiêu là xây dựng “Nền tảng Thông tin Chăm sóc Ghi danh”, cho phép các đơn vị cung cấp dịch vụ, người dùng và chính quyền địa phương kiểm tra thông tin thống nhất một cách tức thì.

Nền tảng Thông tin Chăm sóc Ghi danh là gì?

Đây là cơ chế giúp các cơ quan liên quan (chính quyền đô thị, người dùng, cơ sở điều dưỡng, cơ sở y tế…) tra cứu thông tin chăm sóc trên môi trường web.

Nhờ đó, việc cung ứng dịch vụ chăm sóc và các thủ tục hành chính trở nên trơn tru và nhanh chóng hơn.

Quản lý tập trung dữ liệu số giúp tối ưu hóa nghiệp vụ, tăng cường liên kết giữa các chuyên ngành và cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cao dựa trên dữ liệu thực tế.

Những tiện ích trên cổng thông tin trực tuyến

• Thông tin cá nhân: Kiểm tra dữ liệu người dùng và tình trạng xử lý hồ sơ.
• Tình trạng phản hồi của đô thị: Cập nhật tiến độ xử lý của từng địa phương.
• Đăng ký trợ cấp: Thực hiện thủ tục xin trợ cấp trực tuyến.
• Hỗ trợ khách hàng: Giải đáp thắc mắc qua chatbot, biểu mẫu hoặc điện thoại.

Hệ thống sẽ được vận hành tuần tự từ tháng 4/2026 đến ngày 1/4/2028 tại các địa phương đã hoàn tất công tác chuẩn bị.

Những thách thức trong quá trình số hóa

Dù mang lại nhiều thông tin và tiện lợi, việc sử dụng thành thạo hệ thống đòi hỏi một quá trình đào tạo nhất định.

Nhiều quản lý chăm sóc (Care Manager) và nhân viên điều dưỡng có thể chưa quen thao tác kỹ thuật số, trong khi người dùng cao tuổi cũng có thể gặp khó khăn khi sử dụng.

Do đó, triển khai cần có lộ trình thời gian hợp lý, kèm theo hệ thống hỗ trợ và đào tạo nhân lực bài bản.

Lợi ích của Nền tảng Thông tin Chăm sóc Ghi danh

Đối với người dùng và gia đình

• Thủ tục giấy tờ nhanh gọn, rút ngắn thời gian chờ xét duyệt cấp độ chăm sóc.
• Giảm bớt gánh nặng quản lý và xuất trình nhiều loại giấy tờ chứng nhận khác nhau.
• Dễ dàng theo dõi thông tin chăm sóc cá nhân để lựa chọn dịch vụ và phương án điều trị phù hợp.

Đối với chính quyền địa phương

• Tra cứu trực tuyến thông tin cần thiết để xét duyệt mức độ chăm sóc hoặc lập kế hoạch chăm sóc (Care Plan).
• Giảm thiểu thắc mắc trực tiếp tại quầy hoặc qua điện thoại, tiết kiệm chi phí và giảm áp lực công việc.
• Tiếp nhận giấy chứng nhận y tế từ cơ sở y tế dưới dạng điện tử, giúp số hóa quy trình hành chính.

Đối với cơ sở chăm sóc và quản lý chăm sóc

• Xác nhận thông tin xét duyệt và kế hoạch chăm sóc ngay trên hệ thống web.
• Loại bỏ nhu cầu gửi yêu cầu bằng văn bản hay bưu điện, giúp cung cấp dịch vụ nhanh chóng hơn.
• Xác thực tư cách người dùng bằng điện tử, giảm bớt gánh nặng nghiệp vụ.
• Chia sẻ thông tin giúp thiết kế phương án chăm sóc tối ưu, cá nhân hóa cho từng đối tượng.

Đối với cơ sở y tế

• Nộp giấy chứng nhận y tế trực tuyến, loại bỏ công đoạn gửi thư tay, giảm khối lượng công việc hành chính.
• Tra cứu lại giấy chứng nhận cũ hoặc thông tin kế hoạch chăm sóc trong quá khứ.
• Nắm bắt chính xác tình trạng đời sống và thông tin y khoa của người bệnh để xử lý kịp thời.

Điều gì sẽ thực sự thay đổi?

Nhờ Nền tảng Thông tin Chăm sóc Ghi danh, dữ liệu về mức độ chăm sóc, kế hoạch dịch vụ và tình hình sử dụng thực tế sẽ được tập hợp điện tử, giúp người dùng và gia đình dễ dàng theo dõi.

Việc kết nối người dùng với các dịch vụ chăm sóc tại chỗ hoặc tại nhà trở nên thuận tiện, cho phép lựa chọn dịch vụ đúng theo nguyện vọng.

Trong bối cảnh số lượng người cao tuổi tăng nhanh và thiếu hụt nhân lực điều dưỡng, nền tảng này được kỳ vọng là giải pháp then chốt để thúc đẩy dịch vụ thông suốt và nâng cao chất lượng chăm sóc.

Tổng kết

• Hệ thống bắt đầu từ 4/2026, đánh dấu bước ngoặt số hóa toàn diện thông tin điều dưỡng.
• Kỳ vọng mang lại hiệu quả vận hành và giảm gánh nặng cho người dùng, chính quyền và cơ sở y tế/chăm sóc.
• Chia sẻ dữ liệu tăng cường liên kết đa ngành, đảm bảo chất lượng chăm sóc tốt nhất.
• Yếu tố then chốt là nâng cao năng lực thao tác kỹ thuật số và xây dựng hệ thống hỗ trợ người dùng.
• Góp phần giải quyết bài toán già hóa dân số và thiếu hụt nguồn lao động trong ngành chăm sóc.