Từ ngày 14 tháng 6 năm 2026, tại Nhật Bản sẽ bắt đầu áp dụng chế độ mới tích hợp thẻ cư trú và thẻ My Number thành một thẻ duy nhất. Thẻ mới này được gọi là “Thẻ cư trú đặc định”.

Chế độ này không chỉ giúp cuộc sống của người nước ngoài trở nên tiện lợi hơn, mà còn ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý và thủ tục của các công ty tuyển dụng lao động nước ngoài. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích nội dung của chế độ và những điểm mà doanh nghiệp cần chuẩn bị từ bây giờ.

“Thẻ cư trú đặc định” là gì?

Chính phủ đã công bố rằng từ ngày 14 tháng 6 năm 2026 sẽ bắt đầu sử dụng “Thẻ cư trú đặc định” và “Giấy chứng nhận đặc định cho người thường trú đặc biệt”, là các loại thẻ được tích hợp giữa thẻ cư trú và thẻ My Number.

Mục đích của chế độ

• Giảm gánh nặng thủ tục cho người nước ngoài
• Quản lý tập trung thông tin cư trú và thông tin cư dân
• Giúp các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước diễn ra thuận lợi hơn

Đối tượng áp dụng

• Người nước ngoài sinh sống trung và dài hạn tại Nhật Bản
• Người thường trú đặc biệt
• Người nước ngoài đã được đăng ký trong sổ đăng ký cư dân

Điểm quan trọng:
Việc xin cấp thẻ cư trú đặc định không bắt buộc. Giống như trước đây, vẫn có thể sử dụng song song 2 thẻ là thẻ cư trú và thẻ My Number.

Ảnh hưởng đối với doanh nghiệp và các điểm cần lưu ý

Quản lý tình trạng cư trú cần độ chính xác cao hơn

Trên thẻ cư trú đặc định vẫn hiển thị các thông tin như trước đây: tư cách lưu trú, thời hạn cư trú, có hay không hạn chế lao động.

Tuy nhiên, một phần thông tin chỉ được lưu trong chip IC. Vì vậy, trong một số trường hợp, chỉ nhìn bằng mắt thường vào thẻ sẽ không thể kiểm tra đầy đủ thông tin.

Những rủi ro thường gặp

• Trong thời gian đặc biệt sau khi hết hạn cư trú, không thể sử dụng chức năng My Number
• Nếu chậm gia hạn, người lao động có thể không được phép làm việc
• Thời gian cấp lại thẻ có thể lâu hơn trước khoảng 10 ngày

Địa điểm và quy trình thủ tục trở nên khó hiểu hơn

Việc xin cấp thẻ cư trú đặc định có liên quan đến cả Cục Quản lý xuất nhập cảnh và chính quyền địa phương (thành phố, quận, thị trấn).

Thủ tục thực hiện tại Cục Xuất nhập cảnh

• Gia hạn thời gian cư trú
• Thay đổi tư cách lưu trú
• Xin phép thường trú

Thủ tục thực hiện tại chính quyền địa phương

• Thay đổi địa chỉ như chuyển nhà
• Khai báo sau khi mới nhập cảnh vào Nhật Bản
• Gia hạn cho người thường trú đặc biệt

Nói thật, để doanh nghiệp quản lý toàn bộ các nội dung này không hề đơn giản. Vì vậy, việc xem xét lại và củng cố hệ thống quản lý nội bộ là vô cùng quan trọng.

Lợi ích của thẻ cư trú đặc định

Thẻ cư trú đặc định là một thẻ duy nhất tích hợp chức năng của thẻ cư trú và thẻ My Number. Ngoài ra, các chức năng như thẻ bảo hiểm cũng có thể được sử dụng chung.

Lợi ích đối với người nước ngoài

• Không cần mang theo nhiều thẻ khác nhau
• Có thể thực hiện nhiều thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước cùng lúc
• Việc xác nhận thân phận trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn

Lợi ích đối với doanh nghiệp và xã hội

• Dễ dàng kiểm tra thẻ giả mạo
• Độ tin cậy của việc xác minh danh tính được nâng cao
• Góp phần ngăn chặn tuyển dụng và giao dịch trái phép

Vì sao hiện nay việc quản lý lao động nước ngoài lại quan trọng?

Lần thay đổi chế độ này cho thấy sự chuyển dịch từ thời đại “chỉ cần tuyển người nước ngoài” sang thời đại doanh nghiệp nào quản lý tốt mới được lựa chọn.

Từ nay, việc có thể quản lý và giải thích một cách thống nhất các thông tin như tình trạng cư trú, địa chỉ, bảo hiểm, điều kiện lao động sẽ trở thành điều hiển nhiên.

Tổng kết

• Thẻ cư trú đặc định sẽ chính thức bắt đầu từ ngày 14 tháng 6 năm 2026
• Việc xin cấp là tự nguyện, nhưng trách nhiệm quản lý của doanh nghiệp sẽ nặng hơn
• Quản lý thời hạn cư trú và thời điểm gia hạn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết
• Cần chuẩn bị để có thể giải thích rõ ràng các thay đổi trong nội bộ công ty
• Xây dựng hệ thống quản lý sớm là cách tốt nhất để phòng tránh rủi ro

Để không bị lúng túng khi chế độ chính thức áp dụng, việc chuẩn bị ngay từ bây giờ là vô cùng cần thiết.