Kỹ Năng Lãnh Đạo: Hướng Dẫn Truyền Đạt và Lắng Nghe Chủ Động (Kỹ Năng Mềm) Cho Người Mới Bắt Đầu
Kỹ năng cần thiết cho một lãnh đạo là gì? Có nhiều ý kiến khác nhau như chịu trách nhiệm, hay duy trì mối quan hệ tốt với các thành viên.
Tuy nhiên, tác giả cuốn sách “Ngôn ngữ hóa của Lãnh đạo” cho rằng: “Vai trò quan trọng nhất của một lãnh đạo là truyền đạt rõ ràng phương hướng mà đội nhóm đang hướng tới bằng lời nói“.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu ý nghĩa thực sự của “Ngôn ngữ hóa” và “Lắng nghe” theo quan điểm của tác giả cuốn “Ngôn ngữ hóa của Lãnh đạo”.
Lắng nghe không có nghĩa là “chỉ im lặng nghe đến cuối cùng”
Thông thường, khi nói đến “lắng nghe” (Kỹ năng Lắng nghe Chủ động – 傾聴), người ta thường nhấn mạnh các điểm như nghe mà không ngắt lời, thể hiện sự đồng cảm, và không đưa ra lời khuyên.
Tất nhiên, những điều này rất quan trọng, nhưng thực tế, chỉ như vậy thì người đối diện không thể trình bày được ý kiến của mình.
Khi một người truyền đạt cảm xúc hoặc suy nghĩ của mình cho người khác, sẽ có 3 bước sau:
- Làm rõ “mình muốn nói gì” trong đầu
- Sắp xếp lại thành một hình thức dễ truyền đạt
- Nói ra cho người đối diện nghe
Nếu người đối diện đã hoàn thành xong bước ① và ②, thì việc im lặng lắng nghe sẽ mang lại hiệu quả.
Tuy nhiên, nếu ngay từ đầu họ đang ở trạng thái “không biết nên nói gì”, thì dù bạn có chuẩn bị tư thế lắng nghe tốt đến mấy, họ cũng không thể nói được.
Thậm chí, khi được nói “cứ nói hết mọi điều đi”, họ lại càng cảm thấy khó nói hơn.
Lý do không thể nói được khi bị yêu cầu “Muốn nói thì cứ nói đi?”
Bản thân tác giả cuốn “Ngôn ngữ hóa của Lãnh đạo” cũng kể lại rằng khi còn trẻ, ông từng bị cấp trên yêu cầu “hãy nói thẳng những gì cậu muốn nói”, và đã phải vật lộn vì không thể trình bày rõ ràng.
Ông nói rằng vào thời điểm đó, ông thậm chí còn không biết “mình đang gặp vấn đề gì”, nên dù có cơ hội để hỏi ý kiến thì ông cũng không thể nói được gì.
Điều quan trọng ở đây là: Lắng nghe không chỉ đơn thuần là hành động nghe.
Lắng nghe thực sự là **việc cùng nhau sắp xếp lại suy nghĩ trong đầu người đối diện, và giúp họ diễn đạt thành lời**.
Nói cách khác, nếu “người đối diện chưa thể thực hiện bước ① và ②”, thì việc chỉ im lặng lắng nghe là không đủ.
Hỗ trợ “Ngôn ngữ hóa” giúp đỡ người muốn nói nhưng không thể nói
Con người thường gặp khó khăn trong việc diễn đạt cảm xúc và suy nghĩ của mình thành lời một cách trọn vẹn.
Chắc chắn ai cũng từng nói những câu như “Có vẻ không đúng lắm”, hay “Tôi không biết diễn đạt sao cho đúng…”.
Khi đó, người lãnh đạo cần phải suy nghĩ: “Lý do người đối diện không thể nói là gì?”.
Tùy thuộc vào việc họ đang vướng ở bước ① (Làm rõ nội dung) hay không thể thực hiện bước ② (Sắp xếp), mà phương pháp hỗ trợ sẽ khác nhau.
Hỗ trợ khi người đối diện “không thể tổng hợp suy nghĩ của mình”
Khi người đối diện chưa thể sắp xếp cảm xúc của mình, người lãnh đạo nên đưa ra ví dụ.
Ví dụ: khi được hỏi “Hôm nay ăn gì?”, bạn sẽ khó trả lời. Nhưng nếu được hỏi “Ăn cá nướng nhé?” thì bạn sẽ dễ suy nghĩ hơn, đúng không?
Người lãnh đạo không cần phải đoán đúng cảm xúc của người đối diện.
Điều quan trọng là tạo điều kiện để người đối diện có thể so sánh và suy nghĩ.
Ví dụ đưa ra có thể không chính xác, điều đó không thành vấn đề.
Hỗ trợ khi người đối diện “không thể tổng hợp câu chuyện”
Đôi khi, người đối diện đã có suy nghĩ nhưng không thể sắp xếp chúng thành lời nói mạch lạc.
Trong tình huống đó, việc nói “Vậy, rốt cuộc anh/chị muốn nói gì?” là không nên (NG).
Phương pháp hữu hiệu ở đây là xác nhận về “số lượng”.
Ví dụ: “Tôi thấy có vẻ khó sắp xếp, anh/chị có bao nhiêu vấn đề muốn trao đổi?”
Hỏi như vậy giúp người đối diện có cái nhìn tổng quan về câu chuyện của mình, và dễ dàng tổng hợp nội dung hơn.
Lắng nghe thực sự không phải là “nghe” mà là “khai thác” và “tổng hợp”
Lắng nghe không phải là việc thụ động, chỉ đơn thuần là nghe.
Điều quan trọng là hỗ trợ người đối diện diễn đạt cảm xúc của họ thành lời, khai thác ý tưởng và giúp họ sắp xếp suy nghĩ dễ dàng hơn.
Khi có được góc nhìn này, kỹ năng lắng nghe của bạn sẽ được nâng cao đáng kể.
Tóm tắt
- Vai trò của lãnh đạo là truyền đạt rõ ràng phương hướng bằng lời nói.
- Lắng nghe không phải là “chỉ nghe” mà là “giúp ngôn ngữ hóa”.
- Việc người đối diện không thể nói thường là do họ chưa thể sắp xếp suy nghĩ.
- Khi người đối diện còn đang phân vân, lãnh đạo hãy đưa ra ví dụ để họ dễ suy nghĩ hơn.
- Khi câu chuyện chưa được tổng hợp, hỏi về “số lượng điểm chính” sẽ giúp họ sắp xếp.
- Lắng nghe là hỗ trợ khai thác và tổng hợp lời nói của người đối diện.
伝える力と傾聴の基本を初心者向けに紹介
リーダーに必要な力は何でしょうか。責任をとること、メンバーと仲良くすること、いろいろ言われます。
しかし、『リーダーの言語化』著者は、「リーダーの一番大事な役割は、チームが向かう方向を 言葉で明確に伝えること」だと話します。
この記事では、『リーダーの言語化』著者さんが考える“言語化”と“傾聴”の本当の意味を紹介します。
「傾聴＝最後まで黙って聞くこと」ではない
一般に「傾聴」といえば、相手の話を途中で止めずに聞く、共感する、アドバイスしない――こうしたポイントが強調されます。
もちろんこれも大事ですが、実はこれだけでは相手は話せるようになりません。
人が誰かに気持ちや考えを伝えるときには、次の3つの流れがあります。
- 自分の中で「何を言いたいか」をはっきりさせる
- 伝わりやすい形に整理する
- 相手に話す
相手がすでに①②を終えているなら、黙って聞くことが効果的です。
しかし、そもそも「何を言っていいか分からない」状態なら、いくら聞く姿勢を整えても、相手は話せません。
むしろ「何でも言っていいよ」と言われると、余計に言いづらくなることもあります。
「言いたいなら言えば？」では話せない理由
『リーダーの言語化』著者さん自身も、若い頃に「言いたいことをはっきり言え」と上司に言われ、うまく話せず苦しんだ経験があるそうです。
その頃は、「自分が何に悩んでいるのか」さえ分からなかったため、相談の場があっても何も言えなかったと言います。
ここで大切なのは、傾聴とは単に聞く行為ではないということです。
本当の傾聴とは、相手の頭の中を一緒に整理し、言葉にする手伝いをすること です。
つまり、「相手が①や②をできていない」状態では、ただ黙って聞くだけでは不十分なのです。
言いたくても言えない相手を助ける“言語化”のサポート
人は自分の感情や考えをうまく言葉にできないことがよくあります。
「なんか違う」「うまく言えないけど…」という言葉は、誰でも使いますよね。
そんな時、リーダーは「相手が言えない理由は何か？」を考える必要があります。
先ほどの①（内容を明確にする）で止まっているのか、②（整理）がうまくできないのかによって、サポートの方法が変わります。
相手が「自分の考えをまとめられない」場合のサポート
相手が自分の気持ちを整理できていない時は、リーダーが例を出してあげます。
たとえば「今日のご飯何がいい？」と聞かれて答えにくくても、「焼き魚はどう？」と言われると考えやすくなりますよね。
リーダーは相手の気持ちを当てなくてOKです。
大切なのは、相手が比較して考えられるようにすることです。
例が外れても問題ありません。
相手が「話をまとめられない」場合のサポート
相手の中には考えがあるのに、言葉として組み立てられないこともあります。
そんな時に「で、何が言いたいの？」と言うのはNGです。
ここで有効なのが「数」を確認する方法です。
例：「整理が大変そうですが、相談したいことはいくつありそうですか？」
こう聞くことで、相手は自分の話を上から見ることができ、内容をまとめやすくなります。
本当の傾聴とは「聞く」ではなく「引き出す」「まとめる」こと
傾聴とは、受け身でただ聞くことではありません。
相手が自分の気持ちを言語化できるようにサポートし、考えを引き出し、整理しやすくしてあげることが大切です。
この視点を持つと、傾聴スキルは大きくレベルアップします。
まとめ
- リーダーの役割は、方向性を言葉で明確に伝えること。
- 傾聴は「ただ聞く」ではなく「言語化を手伝うこと」。
- 相手が話せないのは、考えを整理できていないことが多い。
- 相手が迷っている時は、リーダーが例を出して考えやすくする。
- 話がまとまらない時は、「ポイントはいくつ？」と数を聞くと整理が進む。
- 傾聴とは、相手の言葉を引き出し、まとめるサポートである。
| Từ vựng / Ngữ pháp | Ý nghĩa |
|---|---|
| 伝える力 | Khả năng truyền đạt, truyền tải |
| 傾聴 | Sự lắng nghe (chủ động) |
| 初心者向け | Dành cho người mới bắt đầu |
| 責任をとる | Chịu trách nhiệm |
| 仲良くする | Hòa hợp, thân thiết, đối xử tốt với nhau |
| 言語化 | Ngôn ngữ hóa, diễn đạt thành lời |
| 一番大事な | Quan trọng nhất, thiết yếu nhất |
| 役割 | Vai trò, nhiệm vụ |
| 向かう方向 | Phương hướng đang hướng tới, mục tiêu |
| 明確な | Rõ ràng, minh bạch |
| 紹介する | Giới thiệu |
| 一般に | Nói chung, thông thường |
| 途中で止める | Dừng lại giữa chừng, ngắt lời |
| 共感する | Đồng cảm |
| 強調する | Nhấn mạnh |
| 〜だけでは〜ない | Chỉ với… thì không… (chưa đủ) |
| 〜ようになる | Trở nên (có thể làm) ~ |
| 流れ | Dòng chảy, tiến trình, trình tự |
| 整える | Chuẩn bị, sắp xếp, chỉnh đốn (tư thế) |
| 余計に | Hơn nữa, dư thừa, không cần thiết (khiến cho) |
| 〜づらくなる | Trở nên khó khăn để làm gì đó (Ví dụ: 言いづらくなる: trở nên khó nói) |
| 苦しむ | Khổ sở, đau khổ |
| 〜さえ〜ない | Ngay cả ~ cũng không (Ngữ pháp: nhấn mạnh sự phủ định) |
| 相談の場 | Nơi/dịp để hỏi ý kiến, tham vấn |
| 単に〜ではない | Không chỉ đơn thuần là ~ |
| 手伝いをする | Giúp đỡ, hỗ trợ |
| 〜だけでは不十分だ | Chỉ bằng… thì không đủ |
| 感情 | Cảm xúc |
| うまく〜できない | Không thể làm… một cách trôi chảy/tốt |
| 〜によって | Tùy thuộc vào ~, theo ~ (Ngữ pháp: 方法が変わる: phương pháp thay đổi) |
| 例を出す | Đưa ra ví dụ |
| 答えにくい | Khó trả lời (Cấu trúc: Động từ thể ます bỏ ます + にくい) |
| 考えやすくなる | Trở nên dễ suy nghĩ hơn (Cấu trúc: Động từ thể ます bỏ ます + やすい) |
| 当てる | Đoán (cảm xúc, ý định) |
| 比較する | So sánh |
| 外れる | Bị trượt, bị sai (ví dụ: 例が外れる: ví dụ bị lệch) |
| 〜ことがある | Thỉnh thoảng có việc ~ |
| 組み立てる | Lắp ráp, xây dựng, sắp xếp (thành lời nói) |
| NG | Không được phép (No Good) |
| 有効な | Có hiệu lực, hữu hiệu, có tác dụng |
| 〜と整理が進む | Khi làm ~, việc sắp xếp sẽ tiến triển |
| 引き出す | Kéo ra, khai thác (ý kiến, suy nghĩ) |
| まとめる | Tổng hợp, tóm tắt |
| 受け身 | Thụ động, bị động |
| 視点 | Quan điểm, góc nhìn |
| レベルアップする | Nâng cao trình độ (Level up) |
