Sairoka là gì? Ý nghĩa, nguyên nhân và cách khắc phục đơn giản

Đôi khi, thông tin trong công ty bị phân tán và nhân viên không thể sử dụng hiệu quả.
Ngoài ra, còn có vấn đề các phòng ban thiếu giao tiếp, không thể hợp tác làm việc.
Tình trạng này được gọi là “サイロ化か – Sairoka“.

Khi Sairoka xảy ra, hiệu quả công việc sẽ giảm sút, chất lượng dịch vụ cũng đi xuống. Hơn nữa, công ty còn có thể bỏ lỡ cơ hội phát triển.

Ý nghĩa của Sairoka

“サイロ – Silo” là một loại bể chứa lớn dùng để bảo quản thức ăn chăn nuôi. Mỗi bể hoạt động riêng lẻ và không kết nối với nhau.
Tương tự, khi các phòng ban hoặc hệ thống trong công ty hoạt động độc lập và không thể chia sẻ thông tin, chúng ta gọi đó là “Sairoka“.

Các loại Sairoka

Sairoka được chia thành 2 loại chính:

• Sairoka tổ chức
• Sairoka hệ thống

Sairoka tổ chức

Đây là tình trạng các phòng ban hoặc bộ phận không hợp tác, không chia sẻ thông tin.
Ví dụ, phòng kinh doanh và phòng phát triển có thể tạo ra các tài liệu tương tự nhau, gây lãng phí thời gian và công sức.

Sairoka hệ thống

Đây là vấn đề các phòng ban sử dụng các hệ thống khác nhau, dẫn đến việc không thể chia sẻ dữ liệu.
Nếu định dạng khác nhau, các phòng ban khác sẽ không thể đọc được dữ liệu đó.

Nguyên nhân của Sairoka

Nguyên nhân của Sairoka thường là do “cơ cấu tổ chức theo chiều dọc”.
Một số công ty chỉ giao tiếp nội bộ trong từng phòng ban mà không trao đổi với các phòng ban khác.

Các vấn đề phát sinh do Sairoka

• Hiệu quả công việc thấp
• Chất lượng dịch vụ giảm
• Chi phí không cần thiết tăng
• Thông tin không được tận dụng
• Quyết định chậm trễ

Cách khắc phục Sairoka

1. Chia sẻ mục tiêu chung với toàn thể nhân viên
2. Tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban
3. Sử dụng công cụ quản lý thông tin tập trung
4. Chỉ định người phụ trách và cập nhật thông tin thường xuyên

Chatbot khắc phục Sairoka

Nếu bạn không biết nên sử dụng công cụ nào, chatbot là một lựa chọn tuyệt vời.
Chatbot là hệ thống tự động trả lời câu hỏi khi được hỏi.

Tóm tắt

• Sairoka là tình trạng thông tin và hệ thống bị phân tách, không thể kết nối với nhau.
• Nguyên nhân là do cơ cấu tổ chức theo chiều dọc hoặc các hệ thống riêng biệt.
• Điều quan trọng là xây dựng cơ chế giao tiếp và chia sẻ.
• Chatbot rất tiện lợi để chia sẻ thông tin.